5 steppiä onnistuneisiin messuihin

Syksy on messujen ja tapahtumien kulta-aikaa, joten pikkuhiljaa olisi aika lopettaa rannalla loikoilu ja alkaa suunnitella messumarkkinointia. Hyvä suunnittelu on messujen A ja O, joten on uskomatonta, mutta ilmeisen totta, että monet yritykset lähtevät messuille kuin soitellen sotaan. Ja monesti messut myös koetaan valtavaksi kulueräksi, ja tunnetaan lähinnä painetta osallistua ihan vain koska kilpailijakin osallistuu. Tottakai messuille kannattaa valmistautua, mutta miten?

Huolehtimalla, että seuraavat 5 steppiä on huolella toteutettu, pitäisi messujen viedä kohti päämäärää:

1. Tavoite, keinot ja mittaus

2. Kohderyhmän tavoitus

3. Osaavat ihmiset

4. Markkinointi

5. Jälkipyykki

1. Aseta tavoite ja seuraa sitä

Olen kuullut tarinoita, joissa ständeillä seisovilta edustajilta on kysytty, miksi he seisovat siinä, eivätkä he ole osanneet vastata oikeastaan mitään. Messuille on turha mennä, ellei osallistumisella ole jokin tavoite. Tavoite voi olla esimerkiksi uuden tuotteen lanseeraus. Tämä yksinään ei kuitenkaan aivan vielä riitä. Tavoite on pilkkottava osatavoitteiksi, jotka konkretisoivat, millä keinoin tavoitteeseen päästään ja miten onnistumista mitataan. Niinpä voit merkitä ylös esimerkiksi, että tavoite on kokeiluttaa tuotetta vähintään 100 henkilöllä, kerätä vähintään 50 kiinnostuneen henkilön yhteystiedot, kontaktoida 3 uutta jälleenmyyjää ja niin edelleen. Tämä konkretisoi tavoitteen koko tiimille, ja auttaa pitämään tähtäimen mielessä. Messujen jälkeen on tärkeää myös kerrata tavoitteet ja mitata, miten hyvin niihin päästiin ja mistä mahdollinen epäonnistuminen tai poikkeuksellisen hyvä onnistuminen johtui. Tavoite tietysti myös vaikuttaa millä tavalla ja millaisella viestillä messuille kannattaa osallistua.

2. Puhuttele ja osallista kohdeyleisöä

Jo ennen päätöstä osallistua messuille, on tiedettävä keitä messuille odotetaan osallistuvan. Karkeana esimerkkinä: lihajalosteen kanssa on turha lähteä vegemessuille. Messujen järjestäjällä on aikaisemmista vuosista usein tiedossa melko tarkkaakin informaatiota kävijöistä.

Kun yleisö on tiedossa, on mietittävä minkälaiset asiat heihin vetoaa. Miten saada kävijät pysähtymään ständillesi? Muista erottuva ja kävijöitä puhutteleva osasto huomataan. Lisäksi ilmaiset lahjat houkuttelevat aina. Usein lahjuksien ei tarvitse edes olla kovin kummoisia – kuumana kesäpäivänä yrityksesi logolla varustettu vesipullo on haluttua tavaraa, puhumattakaan jäätelöstä. Vaikka kyseessä olisi vakavasti otettava businesskonferenssi, ovat osallistujat pohjimmiltaan kuitenkin ihmisiä. Ihmisiä, jotka väsyvät, joita janottaa, joita nälättää, ja jotka pohjimmiltaan haluavat että yllätät ja piristät heitä. Sen sijaan, että tarjoat vain karkkia ja kyniä, voi addiktoiva fidget spinner toimia aktivoivana leluna, joka kannetaan varmasti kotiin asti. Hyvä lahja näkyy muille kävijöille, mikä houkuttelee hakeutumaan ständillesi. Lahjaan on kuitenkin hyvä kytkeä jokin matalan kynnyksen koukku, jotta kävijät eivät vain kahmisi ilmaisia lahjoja pysähtymättä.

Materian lisäksi erilaiset osallistavat pelit, kilpailut, esitykset ja muu ohjelma kiinnittää huomion ja saa ihmiset pysähtymään ständille. Ja mitä kauemmin he viettävät aikaa brändisi parissa, sitä paremmin he sen muistavat!

Lahjat, kilpailut ja muun osallistava ohjelma kannattaa luonnollisesti kytkettyä kontaktien keräämiseen – sehän on usein tavalla tai toisella messujen perimmäinen tarkoitus.

3. Valitse oikeat tyypit osastolle ja kouluta heidät

Vaikka osasto, tarjoilut ja ohjelma houkuttelisi, ei osastolle välttämättä uskalla tulla, jos sen henkilökunta istuu nurkassa kädet puuskassa. Kehonkieli on tärkeää: muista hymyillä, ottaa katsekontaktia ihmisiin, houkutella ihmisiä pysähtymään ja osallistumaan. Siistit ja yrityksen ilmeen mukaiset vaatteet luovat yhtenäisen ja ammattimaisen mielikuvan. Ständin henkilökunnan ei sovi selata puhelinta, syödämussuttaa tai keskustella liiaksi keskenään. Ständiä ei myöskään sovi hylätä, eli vuorottele taukojen suhteen ja varmista, että osastolla on jatkuvasti tarpeeksi henkilökuntaa. Ja ehdottoman tärkeää on toki myös, että ständin henkilökunta osaa asiansa ja on sisäistänyt, mikä on messuille osallistumisen tavoite ja keinot siihen pääsemiseksi. Sopikaa yhdessä millaisella (ytimekkäällä!) tavalla tuotteesta tai palvelusta kerrotaan, miten kävijän huomio herätetään ja potentiaalinen asiakas koukutetaan. Valmistelkaa myös useampi keino kontaktien keräämiseen, jos yksi keruutapa sattuu ruuhkautumaan.

4. Markkinoi etukäteen, aikana ja jälkikäteen

Muista kertoa myös muille osallistuvasi messuille! Tämäkin unohtuu yllättävän helposti muiden tohinoiden keskellä. Laadi messuista pienimuotoinen markkinointisuunnitelma, joka tukee messujen tavoitetta. Informoi asiakkaita, yhteistyökumppaneita ja muita oleellisia tahoja etukäteen messuille osallistumisesta, ja kehota vierailemaan osastolla. Voit lähettää avainasiakkaille messulippuja tai arpoa niitä somessa. Parasta on, jos ständilläsi on niin houkuttelevaa ohjelmaa, että voit hyödyntää sitä etukäteismarkkinoinnissa, ja kohderyhmäsi ei malttaisi odottaakaan tapahtumaa!

Messujen aikanakin kannattaa markkinoida ja yrittää näkyä kaikin tavoin. Usein järjestäjä tarjoaa tähän valmiita markkinointiratkaisuja. Voit saada esimerkiksi logosi tai mainoksesi messulehtiseen, oman osiosi uutiskirjeestä tai vaikka mainoksia messukeskuksen ruokailutiloihin.

Muista myös jälkimarkkinointi!

5. Muista jälkipyykki ja kontaktointi

Loppujen lopuksi messujen tavoitteet yleensä kulminoituvat uusien kontaktien hankintaan. Kuitenkin, olen kuullut huhuja, miten messualueen takapihan roskiksiin on kipattu valtava määrä arvontalipukkeita. Eli on siis hukattu valtava määrä potentiaalisten asiakkaiden yhteystietoja! Olen myös kuullut, miten messuilta on kerätty pitkä lista yhteystietoja, mutta sitten arjen rutiinit ja kiireet hyökkäävät päälle sellaisella rytinällä, ettei yrityksellä ole ollut resursseja käydä kerättyjä tietoja läpi. Ennen messuille osallistumista on siis varmistettava, että se tärkein, eli jälkipyykki on mahdollistaa hoitaa kunnolla. Esimerkiksi arvontakuponkien yhteystiedot on käytävä läpi, siirrettävä CRM-järjestelmään ja luokiteltava sen mukaan, miten kiinnostunut (ja mistä) kyseinen prospekti on on. Tämän jälkeen (viimeistään) tulisi päättää millä keinoin ja viestein kutakin prospektiryhmää lähestytään. Niitäkin, jotka ovat jättäneet yhteystietonsa vain arvonnan toivossa olematta kiinnostuneita ostamaan, kokeilemaan tai liittymään sähköpostilistoille, kannattaa vähintäänkin kiittää osallistumisesta messuille ja siihen arvontaan tai kilpailuun, josta yhteystieto kerättiin. (Tietojen keräämisessä on toki muistettava GDPR-asetus ja sen tuomat velvoitteet!) Ja kaikki tämä on tehtävä ripeästi ennen kuin kontakti niin sanotusti kylmenee. Etenkin annetut lupaukset on pidettävä ja tarjoukset lähetettävä mahdollisimman pian.

Muista kiittää kävijöitä myös verkkosivuillasi ja somessa ja jaa kuvia ja kokemuksia messuilta. Osallistava ohjelma tarjoaa hedelmällistä materiaalia someen, jolloin saat hyödynnettyä messuihin annettua panosta maksimaalisesti vielä tapahtuman jälkeenkin.

Käy ständillä olleen tiimin kanssa messujen anti läpi: millaista palautetta saatiin ja mitä siitä voidaan oppia, missä onnistuttiin ja missä on parantamisen varaa, miten tavoite toteutui. Kirjaa havainnot ylös seuraavia messuja varten.

Jos näiden vinkkien jälkeenkin suhtaudut messuihin kauhunsekaisin tuntein, niin otahan yhteyttä niin mietitään yhdessä, miten saavutat tavoitteesi seuraavilla messuilla!